Sie können mich für Einzelaufträge oder Langzeit-Projekte engagieren. Außerdem kann ich Sie in der Urlaubs-Hauptsaison unterstützen, Aufgaben bei spontanen Ausfällen von Mitarbeitern übernehmen oder eine Mitarbeiterin, die sich im Mutterschutz befindet, vertreten. Ich kann sämtliche Aufgaben übernehmen, die aus meinem virtuellen Büro möglich sind. Auch über einen zeitweisen Einsatz in Ihrem Büro können wir gern sprechen.

Da Sie sensible Daten mit mir teilen, unterschreibe ich selbstverständlich eine Vertraulichkeitsvereinbarung.

In meinen Arbeitsbereich fallen sämtliche administrative Tätigkeiten, die Sie bei der Verwaltung Ihrer Papiere unterstützen. Sammeln Sie Ihre Unterlagen. Ich sortiere, hefte ab, scanne ein, lade hoch und bereite alles für die weitere Bearbeitung vor.

Ich erstelle, versende und empfange Rechnungen für Produkte oder Dienstleistungen, sammle Zahlungsbelege von Kunden und lege sie ordentlich ab. Als Ihre virtuelle Assistentin verwalte ich Ihr Ablagesystem, um Rechnungen und Zahlungen schnell und einfach wiederzufinden, überwache Zahlungseingänge, übernehme vorbereitende Aufgaben für die Buchhaltung oder den Steuerberater und arbeite mit Ihrem Buchhalter zusammen, um zu überprüfen, ob alle Zahlen stimmen.

Die virtuelle Buchhalterin greift Ihnen bei der Buchführung unter die Arme, so dass Sie Ihre Gewinne und Verluste wöchentlich, monatlich, vierteljährlich oder jährlich abrufen können. Als Ihre virtuelle Assistentin kann ich bei den Lohnabrechnungen, Steuerformularen, der Ablage und Sortierung von Papieren und bei Rechnungen und Zahlungen helfen. Bei dieser Dienstleistung ist es wichtig, explizit zu beschreiben, welche Arten von vorbereitender Buchhaltung Sie benötigen, damit jede Aufgabe gewissenhaft erledigt werden kann und um zu sehen, bis zu welchem Schritt ich unterstützen kann, bevor ein Buchhalter die Aufgabe übernimmt.

Als Ihre virtuelle Assistentin kann ich Sie bei der Organisation Ihrer Veranstaltungen oder Mitarbeiter-Events unterstützen. Dazu gehört die Angebotserstellung für eine passende Location, die Organisation des Caterings, sowie der Einladungsversand, das Nachhalten der Rückmeldungen und der abschließende Agenda und Ticketversand. Eine Begleitung der Veranstaltung vor Ort würde mir viel Freude bereiten.

Ich buche Ihnen passende Flüge, Hotels und Mietwagen für Ihre Geschäftsreisen, unterstütze Sie bei der Reiseorganisation und plane diese so angenehm und reibungslos wie möglich. Mit Hilfe von Online-Recherchen kann ich die besten Angebote für Flüge, Hotels und Mietwagen ausfindig machen. Für Sie fällt an dieser Stelle das Vergleichen von Preisen, das Durchlesen von Rezensionen, das Ermitteln der Anfahrtswege und die Buchung weg. Eine enge Abstimmung ist hierzu unerlässlich. Die Reiseplanung kann auch Tischreservierungen für ein Geschäftsessen, die Beantragung eines Visums, das Kaufen von Konzert- oder Theaterkarten oder die Erstellung einer Liste von Sehenswürdigkeiten in einer bestimmten Stadt umfassen.

Für das perfekte Kalender und E-Mailmanagement erhalte ich nach Wunsch Zugriff auf Ihren Geschäftskalender, damit ich persönliche und berufliche Termine aktualisieren und terminieren, sowie wichtige Eckdaten, wie Geburtstage, eintragen kann. Sobald es Änderungen in dem Tages- oder Wochenplan gibt, versende ich entsprechende Aktualisierungen oder E-Mails, um auf die Änderungen aufmerksam zu machen. Je nach Terminaufkommen können Sie als Unternehmer hier mindestens 30 Minuten am Tag einsparen und Unterbrechungen für Terminplanungen vermeiden.

Dasselbe gilt ebenso für E-Mail Nachrichten. Damit Ihr Postfach übersichtlich bleibt, kann ich als Ihre virtuelle Assistentin E-Mails sortieren, priorisieren, bei Bedarf antworten und auf dringende E-Mails aufmerksam machen. Mit der Zeit, die Sie in die Erklärung der E-Mail-Aufträge stecken, können Sie später bis zu 1-2 Stunden am Tag sparen, je nachdem wie viele E-Mails Sie am Tag bekommen.

Zur Pflege Ihrer Social Media Kanäle, wie zum Beispiel Facebook, Instagram oder Twitter, die Pflege Ihrer Homepage oder Ihres Webblogs kann ich unterstützende Aufgaben übernehmen, indem ich die Plattformen überwache oder mit neuen Artikeln ausstatte, tägliche Meldungen poste und auf Anfragen und Kommentare reagiere. 

Als Ihre virtuelle Assistentin erfasse ich Kundendaten in Ihrer Datenbank oder pflege Rechnungen und Verträge im System ein. Für die vertrauliche Behandlung der Daten ist eine Vertraulichkeitsvereinbarung zwingend notwendig und die entsprechenden Zugänge zu den notwendigen Systemen werden von Ihnen zur Verfügung gestellt.

Haben Sie noch nicht das passende Tool für Ihr Kundenmanagement gefunden? Gern unterstütze ich Sie bei der Auswahl und helfe Ihnen Ihre Daten zu importieren.

Ist die Beantwortung von Kundentelefonaten und E-Mails in Ihrem Unternehmen das Tagesgeschäft, kann ich als Ihre virtuelle Assistentin problemlos vom Homeoffice unterstützen. 

Benötigen Sie ein Geschenk für Ihre Mitarbeiter oder Geschäftspartner zum Geburtstag oder zu besonderen Anlässen und wissen nicht, was? Möchten Sie sich für etwas bedanken und wissen genau, was Sie verschenken wollen, haben aber keine Zeit sich darum zu kümmern? Ich gebe Ihnen kreative Ideen an die Hand und kümmere mich um den Einkauf der Geschenke, die Verpackung und den rechtzeitigen Versand. Pflegen Sie so Ihre wertvollen Kontakte und hinterlassen Sie mit Ihren Aufmerksamkeiten einen besonderen Eindruck!

Eine weitere Möglichkeit für Sie Zeit zu gewinnen ist das Diktieren von Briefen, E-Mails und anderer schriftlicher Kommunikation (Blogposts, Webinhalte, Berichte, etc.). Diese Schriftstücke jeglicher Art kann ich für Sie transkribieren. Die Übermittlung der Sprachdatei erfolgt über einen Cloud-Ordner auf den ich Zugriff habe, oder durch die Übermittlung von Audio-Dateien.